Les missions

Au cours de votre doctorat, pour votre travail de recherche, vous allez vous déplacer pour présenter votre travail (par exemple, à un colloque national ou international), ou encore pour recueillir des données sur le terrain ( NB : le déplacement pour faire du terrain n’est plus considéré comme partie de la recherche doctorale par l’Université Lyon 2).

Vous devrez alors établir un ordre de mission (obligatoire dans tous les cas), et faire une demande de subvention. Selon les fonds disponibles dans le budget du laboratoire ICAR, cette subvention pourra vous être attribuée avec l’accord de votre directrice ou directeur de thèse, ainsi qu’avec l’accord des responsables financiers de votre équipe du laboratoire.

Voici comment procéder lorsque vous partez en mission.

IMPORTANT : Ces démarches doivent être effectuées bien avant votre départ en mission prévu. Il faut faire votre demande au moins 1 mois à l’avance pour une mission en France et 2 mois à l’avance pour une mission à l’étranger.

ORDRE DE MISSION

  1. Demandez au secrétariat ICAR le formulaire d’ordre de mission. Pour rappel, les personnes à contacter sont Lucie Bujon (lucie.bujon@ens-lyon.fr) et Jacqueline Hilta (jacqueline.hilta@ens-lyon.fr).
  2. Renvoyez le formulaire rempli au secrétariat ICAR, avec les pièces justificatives indiquées dans le formulaire (RIB, photocopie du passeport, etc.)

IMPORTANT : Vous devez obligatoirement faire une demande d’ordre de mission, même si votre mission n’est pas financée par le laboratoire.

NB : Informez le secrétariat de votre passage, et pensez bien à vous y prendre en avance. Les gestionnaires ne gèrent pas uniquement les ordres de mission des doctorant·e·s.

Dans le formulaire, une estimation du coût de votre mission vous sera demandée. Si vous souhaitez faire également une demande de financement, veillez à bien informer votre directrice ou directeur de thèse de la somme que vous souhaitez demander.

DEMANDE DE FINANCEMENT

Pour faire la demande, suivez ces étapes.

  1. Estimer le coût total du déplacement
    Le coût de votre mission comprend :

    • le trajet et les déplacements (avion, train, bus)
    • les éventuels frais d’inscription au colloque
    • l’hébergement à l’hôtel (si nécessaire)
    • les repas (si non inclus dans les frais d’inscription)
  2. Soumettre de l’estimation à votre directrice ou directeur de thèse
  3. Votre demande est transmise aux responsables financiers de votre équipe
    • InSitu : Heike Baldauf-Quilliatre/Kristine Lund ; Isabel Colón de Carvajal (LIS) ; Matthieu Quignard/Audrey Mazur-Palandre (Cogcinel)
    • ADIS : Nicolas Guichon/Joséphine Rémon
    • CEDILLES : Pierluigi Basso ; Bruno Paoli (LLMA) ; Pierluigi Basso/Nathalie Rossi-Gensane (LanDES)
  4. Vous recevez une réponse de votre directeur ou directrice de thèse, ou des responsables financiers de votre équipe.
      • Si votre demande est validée totalement:
        Les responsables financiers de l’équipe ou votre directeur ou directrice de thèse vous confirmera le montant de la subvention accordée selon les fonds disponibles, puis l’un·e d’eux transmettra l’information auprès des gestionnaires d’ICAR.
      • Si votre demande est validée partiellement:
        Vous pouvez demander une subvention complémentaire auprès de votre école doctorale. Cette aide est accordée uniquement dans les cas suivants :

        • co-financement avec ICAR
        • vous êtes inscrit·e sur les listes de l’ED
        • vous partez en mission de recherche ou pour un colloque

        La demande auprès de l’ED doit être faite directement avec les gestionnaires ICAR (Lucie Bujon et Jacqueline Hilta). Les formulaires supplémentaires devront être remplis par vos soins, puis transmis pour signature à la direction du laboratoire. Ce sont les gestionnaires ICAR qui transmettent votre demande à votre ED.

    Votre demande sera traitée par l’ED, qui accorde ou non le reste du budget de la mission (elle accorde au maximum 50% du budget global demandé).

  5. Garder et rapporter toutes les pièces justificatives de vos dépenses aux gestionnaires ICAR
    Cela comprend le(s) billet(s) de bus, de train, d’avion (carte(s) d’embarquement). Vous devrez également fournir les factures pour votre éventuel séjour à l’hôtel, les repas, l’inscription au colloque. N’hésitez pas à réclamer ces justificatifs lors de votre mission.Dans les 15 jours suivant votre retour de mission, vous devrez prendre contact avec les gestionnaires ICAR pour remplir l’état des frais, lister les dépenses réelles et joindre les pièces justificatives de ces dépenses.