Obtenir l’accès à un terrain n’est pas chose facile. Pour enregistrer, par exemple, des professionnels dans l’exercice de leur fonction ou des usagers d’un établissement, il est nécessaire d’obtenir, en plus de l’autorisation des personnes filmées, l’autorisation de l’employeur ou de la direction de l’établissement pour avoir accès aux locaux, pouvoir y rentrer avec du matériel d’enregistrement et filmer du personnel ou des usagers.
Afin d’obtenir cet accord, il faut constituer un dossier juridique et éthique qui permettra de prouver le sérieux de la démarche, en explicitant les traitements qui seront faits des données collectées, notamment celles à caractère personnel, et les mesures de protection des données que le chercheur et son institution s’engagent à mettre en œuvre lors de l’accès au terrain et lors du traitement de ces données.
Ce dossier juridique et éthique doit comprendre :
- une présentation du projet mentionnant les instances impliquées,
- la méthodologie de récolte des données (ex: données filmées, entretiens en audio, questionnaire numérique),
- les démarches éthiques et juridiques mises en œuvre (ex: déclaration de traitement RGPD),
- les modalités d’archivage, de conservation et de diffusion sécurisée des données (ex: archivage sur des disques durs chiffrés et rangés dans des armoires fortes, pseudonymisation ou anonymisation des données),
- le modèle de formulaires d’autorisations pour la direction de l’établissement (à faire signer), pour les personnes majeures filmées et pour les mineurs.
Ce dossier juridique pourra être présenté et remis lors d’un entretien organisé avec la direction de l’établissement et les personnes qui seront filmées. Il est préférable de faire préalablement valider ce dossier par le service juridique d’un des établissements de tutelle ou par le Délégué à la Protection des Données lors du dépôt de la déclaration de traitement.