Un certain nombre de principes sont admis dans la communauté des transcripteurs : le critère d’économie invite à choisir des symboles simples et facilement maniables, le critère de cohérence à privilégier des notations qui n’entrent ni en contradiction ni en chevauchement entre elles, le critère de lisibilité à adapter les notations aux destinataires visés.
D’autres principes peuvent être ajoutés :
Le principe de sélectivité porte à l’explicitation des dimensions qui font ou non l’objet d’une transcription. Les dimensions retenues pourront ensuite être dotées de différents niveaux de granularité. En linguistique interactionnelle, le principe de sélectivité se traduit en particulier par le fait que certaines dimensions sont optionnelles alors que d’autres sont obligatoirement transcrites : par exemple la dimension temporelle, en particulier pour les relations de simultanéité et de successivité, c’est-à-dire l’indication des changements de locuteurs, les types d’enchaînement de tours de parole -chevauchement, latching- les pauses ;
Le principe de granularité identifie différents niveaux d’approfondissement d’une transcription, déterminés en fonction d’un public particulier, d’une étape du travail ou d’un objet spécifique;
Le principe de transformabilité considère qu’une transcription n’est jamais achevée mais tend constamment à être reprise et retravaillée (par ses auteurs ou par d’autres), pour être approfondie ou bien pour être simplifiée ou ajustée à un public ou à des usages particuliers ;
Le principe d’évolutivité prend en considération le fait que les conventions elles-mêmes peuvent se modifier pour s’adapter à une nouvelle perspective analytique ;
Le principe de transférabilité concerne l’exigence de produire des transcriptions qui puissent migrer d’une plate-forme informatique à une autre, d’un logiciel à un autre, d’un format de surface à un autre sans perdre les enrichissements successifs qu’on pourra en proposer sur différents supports