Afin de vous aider à mieux comprendre ce qui se passe réellement en réunion, y participer et mettre en œuvre les décisions prises, la carte ci-contre détaille l’organisation de l’interaction en réunion.
Cette carte ne se veut pas exhaustive mais brosse un portrait-type de la réunion professionnelle, selon le type de réunion, son degré de formalité et son contexte.
En déplaçant votre curseur sur les éléments en bleu, vous accédez à leur contenu :
– la rubrique « Observation » vous invite à découvrir comment se réalisent les étapes clefs, en écoutant et visionnant des extraits de réunions accompagnés de commentaires ;
– la rubrique « Entraînement » vous permet de tester votre compréhension de ces étapes, à l’aide de divers exercices également fondés sur l’écoute et le visionnage d’extraits de réunions.
En cliquant sur « Déroulement de la réunion », vous accédez à des activités transversales pour vous entraîner à identifier ces étapes clefs.
commencer la réunion
Une réunion peut commencer de manière classique, par un ordre du jour suivi ou non d’un tour de table pour présenter les participants, mais elle peut aussi démarrer de manière bien différente en entrant directement dans le vif du sujet, que ce soit avec les points les plus importants, les plus problématiques, les plus urgents… ou avec un rappel des réunions précédentes.
Nous vous recommandons d’être particulièrement attentif au début de la réunion. Parfois une réunion commence de manière implicite : on attend que les participants arrivent, qu’ils s’installent, on discute de choses et d’autres, et la réunion peut commencer sans qu’on y prenne garde.
changer de sujet
Pour comprendre quand le sujet de la réunion change, il faut identifier quand commence un nouveau sujet. Même s’il y a un ordre du jour, on peut passer à un tout autre sujet qui ne figurait pas sur le plan initial. Il peut être utile d’interrompre un changement de sujet pour rester sur le sujet en cours afin de le compléter, de poser d’autres questions ou de reformuler les décisions prises si besoin. La transition peut être explicite ou implicite, et liée à des habitudes de travail dans des réunions d’avancement régulières, hebdomadaires par exemple.
faire référence aux autres
En réunion, on doit souvent faire référence aux autres, qu’on réfère à des collègues présents ou à des personnes absentes. On peut faire référence aux autres de manière générique (« les gens »), par l’identité de la personne (prénom et/ou nom), par la fonction ou le service (« la compta »), ou encore le niveau hiérarchique (« la direction »).
donner la parole
Donner la parole en réunion permet de faire confirmer, préciser ou informer sur un point précis, de faire répéter ou encore de requérir des avis. Cela peut se faire de manière formelle, avec un tour de table par exemple, ou de manière plus informelle, par le biais d’une question directe. Il arrive aussi que l’on redonne la parole explicitement après avoir interrompu le locuteur.
prendre la parole
La prise de parole en réunion permet aux locuteurs soit d’aller dans le sens de ce qui vient d’être dit en le complétant ou le confirmant, soit au contraire de prendre position en proposant une autre solution, en donnant son avis, en critiquant, en alertant sur une possible difficulté ou encore en posant une question.
s’assurer de bien se comprendre
En réunion, les locuteurs ont l’habitude de redemander quelque chose s’ils n’ont pas compris ou bien de vérifier qu’ils ont bien compris ce qui vient d’être dit ou décidé. Ils peuvent aussi préciser le sens de ce qu’ils viennent de dire, pour s’assurer que les autres comprennent bien.
Il vaut mieux le faire dès que le doute apparaît ou dès qu’une information nous échappe afin de poursuivre la réunion sur de bonnes bases.
attirer, maintenir, montrer de l’attention
Le but d’une réunion étant l’échange entre les participants présents, il est attendu que leur attention soit orientée vers ses objectifs et son déroulement. Si les participants perdent le fil des explications, il peut être nécessaire pour l’animateur ou le locuteur d’attirer leur attention de manière plus ou moins directe.
Le locuteur peut mobiliser divers moyens pour maintenir l’attention, mais il attend aussi que les participants montrent leur attention par des regards, des postures (tournés vers le locuteur) ou des gestes (hochement de tête).
chercher ses mots
La recherche d’un mot est fréquente à l’oral. Elle est le plus souvent collaborative et s’organise en 3 étapes :
1. Une amorce par un locuteur qui utilise un autre mot ou demande comment quelque chose s’appelle ;
2. Une phase de recherche, itérative, où le locuteur explique ce qu’il veut dire et où les autres locuteurs vont faire des propositions de mots ;
3. Une résolution, le mot est trouvé, un ou plusieurs locuteurs le valident.
exprimer son accord ou son désaccord
L’accord entre plusieurs locuteurs correspond en général à une séquence plus ou moins longue où plusieurs participants interviennent pour donner leur avis, en complétant ou non ce qui vient d’être dit auparavant.
Le lexique ne correspond pas toujours à ce qu’on pourrait attendre : on retrouve rarement « je suis d’accord » mais davantage des marqueurs (« tout à fait ») et des répétitions de ce qui vient d’être dit avec des intonations différentes pour confirmer, ou encore des regards vers les destinataires.
évaluer (une solution, un résultat…)
On peut évaluer une personne, une attitude, un échange, une proposition, une solution ou simplement un objet. On peut soit évaluer son propre travail (proposition, solution, échange), soit évaluer le travail de quelqu’un d’autre.
L’évaluation peut être limitée (« c’est chouette » où seul l’adjectif « chouette » caractérise l’évaluation), affirmée : (« c’est pas mal hein ↑ » où « pas mal » et « hein » sont renforcés par l’intonation), ou très affirmée (« c’est quand même vachement bien » prononcé avec une intonation et des gestes qui viennent appuyer l’évaluation positive).
négocier (une solution, une date…)
On associe le plus souvent la négociation à un prix ou à un délai mais on peut négocier beaucoup d’autres choses en réunion : une solution, une décision, un nom pour qualifier un produit, etc. On peut aussi négocier la manière de rapporter, d’expliquer un fait qui a déjà eu lieu, ou même un terme utilisé dans la discussion. A priori, tous les locuteurs sont susceptibles d’intervenir pour compléter, faire une nouvelle proposition, approuver ou réfuter les propositions des autres participants.
Après avoir énoncé le fait à négocier, une question ou une première proposition amorce la discussion que les locuteurs vont enrichir (en utilisant des marqueurs : après, donc, de toute façon, ben, bon, ah ouais, quand même, alors…) jusqu’à la convergence vers un accord commun qui sera validé en général par plusieurs locuteurs, de manière plus ou moins explicite (voilà, oui, ah oui, ouais, c’est ça, c’est mieux, bon, d’accord, okay…)
identifier la prise de décision
Le lexique de la prise de décision ne correspond pas toujours à ce qu’on pourrait attendre, on retrouve rarement « je décide » ou « la solution retenue est », mais davantage des formulations comme « on fera » « il faut » ou « voilà ». On relève en revanche un rythme plus rapide lors de la prise de décision.
La prise de décision peut être soit unilatérale (l’animateur de la réunion décide sans vraiment attendre la confirmation des autres participants) soit coconstruite par les participants pour arriver à la solution qui va être retenue, elle peut faire alors l’objet d’une validation de plusieurs d’entre eux.
finir la réunion
La fin d’une réunion peut être décidée par l’animateur ou bien collectivement si l’animateur demande à ses collègues s’ils n’ont rien à ajouter. La réunion peut se terminer avec la programmation de la prochaine réunion et de ses objectifs, l’annonce des prochaines échéances de travail ou encore l’évocation de la poursuite de la journée.
Dans certains cas, la réunion peut se poursuivre dans un autre lieu ou avec certains des locuteurs suivant les besoins.
déroulement de la réunion
En guise de synthèse de ce module, nous vous proposons d’identifier ces divers éléments d’une réunion dans des extraits.